Wprowadzenie: KSEF w Polsce – rewolucja w fakturowaniu
W KSEF w Polsce, czyli w Krajowym Systemie e-Faktur, zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów, kryje się jedna z największych zmian w systemie podatkowym ostatnich lat. To nie tylko nowy sposób wymiany dokumentów między przedsiębiorcami a administracją – to kompletna reorganizacja procesu fakturowania, który wszedł już w życie od 1 lutego 2026 r. w kolejnych etapach. Celem ustawodawcy jest uproszczenie obiegu dokumentów, uszczelnienie ściągalności podatku VAT oraz pełna cyfryzacja faktur sprzedażowych i zakupowych.
Dla biur pośrednictwa, szczególnie tych zajmujących się nieruchomościami, kredytami czy usługami finansowymi, wdrożenie KSEF to poważne wyzwanie organizacyjne i technologiczne. Czy jest to coś, co warto świętować? Czy może KSEF w biurze pośrednictwa stanie się „kulą u nogi”, która pożre czas, energię i pieniądze? Spróbujmy to rozłożyć na czynniki pierwsze.
Terminy wdrożenia i obowiązki ‒ kto musi, a kto jeszcze nie
KSEF nie wchodzi w życie jednym „pstryknięciem”. Wdrożenie zostało zaplanowane etapami tak, aby dać przedsiębiorcom czas na adaptację:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSEF obejmuje największe firmy, których sprzedaż w 2024 roku razem z VAT przekroczyła 200 mln zł brutto. Od tej daty te podmioty muszą wystawiać faktury wyłącznie w systemie KSEF.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek rozszerza się na wszystkich pozostałych podatników (w tym mniejsze firmy i biura pośrednictwa).
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty o miesięcznych obrotach do 10 000 zł będą objęte obowiązkiem dopiero od początku 2027 r.
Warto pamiętać, że wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości, od początku obowiązywania systemu muszą odbierać faktury przez KSEF, nawet jeśli jeszcze nie muszą ich wystawiać.
To oznacza jedno: nawet jeśli biuro pośrednictwa formalnie nie zaczyna wystawiania faktur w KSEF dopiero w kwietniu albo w 2027 r., to już dziś musi być gotowe na odbiór dokumentów. Brak tej gotowości może prowadzić do opóźnień w księgowości, płatnościach lub błędnego zaksięgowania kosztów.
Zalety i wady KSEF – czego się spodziewać?
Zalety KSEF
Choć wokół systemu narosło sporo kontrowersji, istnieją też aspekty, które można uznać za pozytywne:
- Centralizacja dokumentów – wszystkie faktury znajdują się w jednym miejscu i są od razu widoczne dla urzędu skarbowego, co teoretycznie ułatwia audyt i kontrolę.
- Automatyzacja procesów – system daje możliwość zintegrowania księgowości z procesem fakturowania, co może zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i przyspieszyć rozliczenia.
- Bezpieczeństwo i przechowywanie danych – dane są przechowywane centralnie przez wiele lat, co eliminuje konieczność samodzielnego archiwizowania faktur.
Dla niektórych pośredników, szczególnie tych mocno zinformatyzowanych, może to stanowić korzyść – szczególnie jeśli mają rozbudowane systemy księgowe gotowe do integracji.
Wady KSEF
Jednak gdy przyjrzeć się wdrożeniu KSEF z praktycznej perspektywy biura pośrednictwa, z łatwością dostrzeżemy liczne impulsy do krytyki:
- Pierwsze problemy techniczne – już na starcie użytkownicy zgłaszali problemy z logowaniem poprzez Profil Zaufany oraz z dostępem do usług.
- Wysokie wymagania integracyjne – wiele firm, które do tej pory korzystało z prostych narzędzi fakturowania, musi przebudować systemy księgowe albo zainwestować w nowe oprogramowanie.
- Skomplikowana obsługa – użytkownicy w komentarzach branżowych przyznają, że narzędzia do fakturowania KSEF bywają nieintuicyjne lub wymagają certyfikatów, tokenów i dodatkowego szkolenia.
- Podstawowe błędy wdrożenia – od problemów z Profilem Zaufanym, przez błędy API, po brak jasnych komunikatów dla użytkowników – pierwsze tygodnie działania systemu pokazały, że nie wszystko w KSEF działa bez zarzutu.
Dla biur pośrednictwa oznacza to więcej czasu poświęconego na szkolenia pracowników, dostosowanie procedur oraz potencjalne opóźnienia w obsłudze klienta.
Koszty i czas – czy będzie drożej?
Mówiąc o systemie, który ma uprościć fakturowanie, trzeba zadać sobie pytanie: czy rzeczywiście będzie taniej? Niestety, doświadczenia przedsiębiorców oraz opinie branżowe wskazują, że wdrożenie KSEF generuje konkretne koszty:
- Koszt integracji oprogramowania – wielu pośredników musi zapłacić swoim dostawcom programów księgowych za wsparcie KSEF.
- Godziny pracy na wdrożeniu – szkolenia, testy, migracja danych i dostosowanie procedur to realny czas pracy, który musi ktoś wykonać.
- Potencjalne kary i ryzyko błędów – choć przepisy przewidują okres przejściowy bez kar do końca 2026 r., to nieprawidłowe korzystanie z systemu może skutkować konsekwencjami dopiero później.
W rezultacie sumaryczny koszt i czas poświęcony na wdrożenie KSEF mogą znacznie przewyższyć korzyści, szczególnie w małych biurach pośrednictwa, gdzie obieg faktur dotąd był stosunkowo prosty.
Podsumowanie – czy to korzyść, czy kula u nogi?
Patrząc na zalety i wady KSEF, trudno oprzeć się wrażeniu, że system ten jest raczej kulą u nogi niż usprawnieniem, przynajmniej w obecnej formie. Choć cele reformy – automatyzacja, uszczelnienie podatkowe, cyfryzacja – brzmią jak marzenie administratora podatkowego, to praktyka wdrożenia często okazuje się inna:
- Pierwsze problemy techniczne i utrudnienia w logowaniu pokazują, że system nie jest jeszcze w pełni dojrzały.
- Koszty integracji i dodatkowa praca dla biur pośrednictwa zwiększają koszty prowadzenia działalności.
- Czas i stres związany z adaptacją spadają na właścicieli małych firm, którzy muszą nadążyć za zmianami na rynku.
- Brak jasnych korzyści biznesowych dla pośredników mniejszych niż uszczelnienie podatkowe czy centralna kontrola utrudnia ocenę sensu całego rozwiązania.
Apel jest więc jeden: jeśli głównym celem KSEF jest tylko „bycie” cyfrowym narzędziem podatkowym, które obciąża przedsiębiorców bez realnej ulgi w codziennej pracy, to taki system zasługuje na poważną rewizję, a nie na sukcesję kolejnych obowiązków. W tej formie więcej strat przynosi niż korzyści – i czas na rozważenie likwidacji lub fundamentalnej reformy KSEF, zanim zburzy więcej niż zbuduje.
Artykuł przygotowany przez redakcję portalu Beldom.pl
